[글쓰기 4] 하버드대 조셉 나이 교수가 권하는 ‘보고서 작성을 위한 10가지 가이드라인’

* 주: 조셉 나이 하버드대 케네디스쿨 교수는 ‘소프트파워’ 개념을 정립한 학자이자 미국 외교안보정책의 기반을 닦은 업적으로 유명하다. 하드파워로 표상되는 군사력, 경제력이 아니라 국가와 지도자가 가진 매력인 소프트파워로 리더십을 발휘해야 한다는 주장으로, 그는 클린턴 정부 시절 국제안보담당 차관보 및 국가정보위원회의 수장을 맡았다. 2011년 포린 폴리시 잡지가 선정한 전세계 최고 사상가 중 하나로 선정되었으며, 당시 그에 대한 설명은 다음과 같았다. “미국의 외교안보정책을 이해하는 모든 길은 조셉 나이에게로 통한다.” 아래는 나이 교수가 작성한 보고서 가이드라인으로, 정부를 염두에 둔 작성 기준이지만 누구에게든지 공통적으로 적용될 수 있는 지혜가 담겨있다.

Harvard Kennedy School Professor and Former Dean Joseph Nye

1. 인센티브 (Incentive)
당신의 상사가 왜 이 이슈를 왜 지금 고민해야 하는지에 대해서 알게 하라. 왜 이 보고서가 지금 그의 책상 위에 있어야 하는가? 나중에 보면 안되는 건가?

2. 가정 (Assumptions)
보고서의 프레임워크를 구성하는 가정들을 명확히 하라. 왜 어떤 가정들은 포함되어야 하고 어떤 것은 빼야 하는가?

3. 옵션 (Options)
선택할 수 있는 옵션들을 제시하라. 주요한 옵션들은 모두 고려했다는 것을 명료히 하되, 상관없는 옵션들을 마구잡이로 모으는 것은 피하라. (어떤 옵션들은 왜 자세히 검토되지 않았는지 설명하라.) 의사결정자들이 옵션들 간의 차이점이 무엇인지 재빨리 파악할 수 있도록 분명히 적시하라. 때로는 단순화하는 것이 필요하지만, 형식적인 대안들 사이에서 선호되는 옵션을 끼워넣을 때는 타당한 사유가 필요하다. 옵션들을 미리 팔아 치워버리고 최소한의 공통분모만을 제시하는 관료제의 경향을 조심하라.

4. 배경 (Context)
이 이슈가 현재 고려중인 다른 이슈들과 어떻게 연결되어 있는가? 만약 배경설명이 다르게 제시된다면, 그 옵션은 다르게 평가될 것인가?

5. 대비책 (Fallbacks)
머피의 법칙을 기억하고 당신의 상사가 최악의 상황을 미리 준비할 수 있게 하라. 가장 선호되는 옵션이 실패했을 경우, 비용을 파악하라. 대비책은 무엇인가? 일련의 잘못된 행동들 때문에 대비책이 가동되지 못할 수도 있는가? 가장 선호되는 옵션 때문에 괜찮은 (덜 선호되지만 가장 달성 가능한) 옵션이 망가질 수도 있는 상황을 주의해라.

6. 확률 (Probabilities)
다양한 옵션들 각각의 비용과 효익이 실현될 확률을 계산하라. 가정의 변화에 따라 얼마나 민감하게 움직이는지 파악하라. 중요한 프레임워크가 변하면 확률도 (이슈의 중요성도) 크게 변하는가?

7. 시간 개념 (Time Horizon)
단기간 내 발생하는 특정 이슈에 집중한 보고서를 써야 하지만, 때로는 그 결과에 따라 중장기 이슈에 대해 직접적 관심을 유발하는 기회가 생기기도 한다. 좋은 보고서를 작성하는 사람은 가끔 단기적인 이슈를 중장기 프레임워크에 대입시킬 수도 있어야 한다.

8. 간결성 (Brevity)
간결하게 써라. 당신의 보고서는 복잡한 책상 위에 놓인 보고서 중 하나일 뿐이다. 당신의 상사가 이미 알고 있는 것을 말하는 것을 피하라. 과도한 분석이나 화려한 보고서 작성 테크닉을 자랑하고 싶은 유혹을 피하라. (필요하다면 별첨을 사용하라.)

9. 편견 (Bias)
때로 개인적 혹은 부서의 ‘관점’을 가지는 것을 피할 수는 없지만, 한쪽으로 편향된 ‘가정’이나 ‘옵션’은 피할 수 있다. 당신이 지지하는 의견은 당신이 공개적으로 표현할 때, 그리고 대안에 대해서도 충분히 설명할 때 한층 신뢰성을 갖게 된다.

10. 유출 (Leaks)
보고서는 작성자의 본 의도보다 종종 더 넓게 유포되곤 한다. 솔직함은 중요하지만, 보고서 작성자는 출력된 보고서가 어떻게 읽히게 될지 상상을 해 가면서 글을 써야 한다.

박소령

* [글쓰기]에 대한 이전 글들을 읽으시려면
– 글쓰기 1 유홍준이 밝힌 글쓰기 비결, 열다섯 가지, 링크
– 글쓰기 2 조지 오웰의 조언. 나쁜 글을 쓰지 않기 위해 피해야 할 것들, 링크
– 글쓰기 3 윈스턴 처칠 총리가 쓴 메모 – 보고서는 간결하게, 링크

출처: Brief Guidelines for Writing Action Memoranda, Joseph Nye
사진출처: 하버드 가젯, 링크

5 Responses to [글쓰기 4] 하버드대 조셉 나이 교수가 권하는 ‘보고서 작성을 위한 10가지 가이드라인’

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