[커뮤니케이션 스쿨 11] 이메일의 미학 – 당신의 메일에 답변하게 하는 5가지 법칙

이메일

* 주: 우리 모두는 이메일 계정을 가지고 있다. 메시지함은 매일매일 날아오는 스팸메일들과 정보취득용으로 받아보고는 있지만 잘 열어보지 않는 정보전달 이메일, 가끔 안부메일, 그리고 업무메일 등으로 가득 차 있을 것이다. 이 중 가장 중요하게, 그리고 빠르게 처리해야 하는 것은 단연 업무메일이다.

당신도 역시 업무메일을 쓸 것이다. 그러나 답메일을 받는 것이 그렇게 수월한 일은 아닐 것이다. 왜 내가 보낸 메일에 답장하지 않을까?
다음의 세 가지를 기억하자.

<아래 인용>

* 이메일의 목적
이 이메일을 왜 보내는가? 정보를 주려고? 업무요청을 하려고? 도움을 구하려고?

* 어떤 것을, 누가, 언제
이메일을 보내는 목적이 당신이 보낼 메시지를 결정한다. 무엇을 써야 하는지, 누구에게 써야 하는지, 그리고 언제 써야 하는지 결정한다. 당신이 이메일을 보내서 목적을 달성하는 것이 가능한지, 상관이 이메일을 보내야 하는 것인지 역시 결정해야 한다.

* 비쥬얼 로직
글의 구조를 어떻게 할 것인지, 당신의 목적에 맞는 문장을 어떻게 구사할 것인지도 중요하다. 이메일 수신자가 답장을 하는 속도와 이메일의 목적달성에 영향을 준다.

아직 감이 안 온다면 아래 구체적인 설명을 읽어보길 권한다.

1. 제목으로 말하라
제목에 정보와 요구사항을 담아라. 아마 이미 당신은 제목에 정보를 쓸 것이다. 가령, “이 달의 재무제표”이라는 제목의 이메일을 써왔을 것이다. 여기에 ‘누가’ 메일을 보내는지, ‘언제까지’ 답변이 필요한지 덧붙여야 한다. “이 달의 재무제표: 피터가 요청 드리며, 화요일까지 답변 부탁드립니다.”

2. 말하고자하는 바가 눈에 확 띄도록 하라
가장 중요한 요청사항이나 정보를 가장 먼저 써라. 그 문장을 굵은 글씨로 해라. 사람에 따라서는 이 말이 좀 멍청하게 들릴 수도 있다. 하지만 다수의 저널리스트에 따르면 사람들은 대개 첫 문장에 핵심문장을 쓰지 않는다. 7~8문장 정도는 허비한 뒤 진짜 하고픈 말을 쓴다.
여러 명에게 이메일을 보낸다면 사람 한 명 한 명의 이름을 굵은 글씨로 처리해라. 그래야만 많은 수신인들이 그 이메일을 직접 처리해야 한다고 인식한다. 할 말이 많다면 ‘들여쓰기’, ‘번호 매기기’ 등을 활용하라.

3. 풍부한 정보를 주려면 링크를 사용하라
전문용어를 쓰지 마라. 간결하게 써라. 이메일 수신인의 답변을 받을 가능성이 높아진다. 링크를 사용해라. 수신인이 당신의 텍스트를 더 잘 이해할 수 있다.

4. 이메일을 찬찬히 읽어볼 만한 시간에 발송하라
퇴근 시간 직전이나 주말 직전에 이메일을 보내지 마라. 수신인이 이메일을 받을 때 그 이메일을 찬찬히 읽어볼 여유가 있는 게 좋다.

5. 사장의 이름의 위력을 사용하라.
위계적 질서가 없는 회사에서 근무하고 있다고 하더라도, 사장의 이름은 위력이 있다. 난관에 부닥친다면 사장에게 도움을 요청해라.

* [커뮤니케이션 스쿨]에 대한 이전 글들을 읽으시려면
– 커뮤니케이션 스쿨 1 칸아카데미 매뉴얼로 보는 커뮤니케이션기술, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 2 지식의 저주를 풀자. 효과적으로 설명하자, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 3 당신의 페이스북 업데이트에 사람들이 ‘좋아요’하지 않는 이유 9가지, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 4 로마에서 따라야 할 로마법, 이탈리아식 제스처 – 뉴욕타임스가 보도한 이탈리아인들의 250가지 수(手)법, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 5 탈권위적 커뮤니케이션의 권위, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 6 사람들이 글을 잘 안 읽는다. 그래서 노래를 불렀다, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 7 누구나 쉽게 ‘탁월함’에 접근하는 세상에서 ‘평균’이 서 있을 자리는 없다 – 뉴욕타임스 토마스 프리드먼이 전망하는 미래의 대학교육, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 8 당신이 무엇을 할 수 있는지, 어떤 가치를 제공할 수 있는지에 대해서 제대로 커뮤니케이션할 수 있는가? – 뉴욕타임스 토마스 프리드먼의 구직자를 위한 조언, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 9 소셜미디어로 사회를 변화시키는 효과적인 방법 8가지, 링크
– 커뮤니케이션 스쿨 10 영화평론가 이동진의 독서법 – 책은 어떻게, 왜 읽는가?, 링크

사진 포함 출처: 하버드비즈니스리뷰, 링크

One Response to [커뮤니케이션 스쿨 11] 이메일의 미학 – 당신의 메일에 답변하게 하는 5가지 법칙

  1. hjkds0105 says:

    Reblogged this on hjkds0105.

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