[커뮤니케이션 단신] 업무 생산성을 높여 더 나은 일터를 만드는 10가지 방법

업무 생산성을 높이자!

업무 생산성을 높이자!

*주: ‘하루가 금방 간다.’ 많은 회사원들이 하는 생각이 아닐까? 사무실에 앉아 일을 하다 보면 일상의 반복이고, 높았던 업무 효율이 점차 떨어지는 시점이 온다. 누군가는 자신만의 ‘비책’으로 재도약을 이루는가 하면 많은 사람들은 어제도, 오늘도 그저 그렇게 업무 시간을 보낸다. 오늘도 하루가 다 갔다. 오늘과는 다른 내일을 위해 미국 경영 월간지 패스트 컴퍼니가 꼽은 10가지 업무 생산성 증대방안을 소개한다. 간과하기 쉽지만 결코 꾸준히 하기는 만만치 않은 내용들이다. 다시 한 번 굳게 마음먹어보자.

1. 잡동사니를 치워라

업무 환경의 단순 정리정돈만으로도 효율은 엄청나게 올라간다. 모든 것이 깨끗이 정돈되어 있으면 집중하지 않을 수 있을까?
업무 효율을 높이기 위한 두 번째 단계는 사무실 밖 가정의 삶에서도 동일한 생산성 향상을 꾀하는 것이다. 당신은 삶의 모든 잡동사니를 일거에 없애야 한다. 집안 청소(화장실 청소도 물론)를 해보자. 설거지도. 냉장고도 채워보자. 생각만큼 끔찍한 일은 아닐 것이다.

2. 업무에 과부하가 걸릴 정도라면 밖에서 냉각시간을 가져라

일상을 달리기에 비유하면 마라톤이라기 보다는 계속해서 이어지는 단거리 달리기에 가깝다.
틈틈이 쉬는 시간을 가지며 짧은 시간 몰입해 일하는 편이 적당히 집중해서 오래 일하는 것보다 낫다. 마라톤보다는 단거리 육상경기를 생각해 보자. 결승선이 확실할수록 스스로 한계까지 전력질주하기 쉽다. 그래야 한 번 쉬고 나서, 다시 달릴 수 있다.
쉬는 시간을 가져보자. 책상에 앉아 페이스북이나 클릭하고 있는 당신의 모습을 보고 싶은 사람은 없다. 어떻게 하면 될까? 바람이라도 쐬러 나가라. 근처 공원을 산책하면 기분전환이 될 뿐 아니라 결승선까지 전력질주 할만한 기운을 얻을 수 있을 것이다.

3. 지각했다면? 동료들을 위해 커피를 사가라. 영웅이 될 것이다.

지각은 누구에게나 일어나는 일이다. 하지만 정말 늦어서는 안 되는 어떤 날에 늦게 일어난 자신을 발견했다면, 동료를 위해 커피(혹은 도넛)를 사가라. 미소 짓게 만들었다면 당신의 하루는 괜찮을 것이다.

4. 스마트폰을 치워라

매일 스마트폰을 쓰는 시간이 얼마나 되는가? 아마 당신이 생각하는 시간 이상으로 쓰고 있을 것이다. 스스로 자책하게 된다. 오직 한가지 방법뿐이다. 변하라. 캔디크러시 게임을 하느라 시간 낭비하지 마라.
안드로이드든 아이폰이든, 이름을 뭐라 하든지, 그 조그만 상자는 당신을 산만하게 할 뿐이다. 스마트폰은 우리가 해결해야 할 복잡한 문제에 집중할 수 없게 한다. 어떤 창의적인 도움도 주지 않는다. 비행 모드로 한 번 설정해보자. 그럼 정말 날아가는 기분일 것이다.
전화는 전화로만 사용해야지, 시간 죽이는 기계로 사용해선 안 된다.

5. 사무실에서 냄새가 나는가? 그저 그런 방향제 말고 신선한 허브를 이용해라

사무실 동료가 냄새가 심한 점심 도시락을 먹다 이를 책상에 며칠째 남겨놓았다. 일단 심호흡을(물론 다른 방에서) 하라. 당신은 즉시 페브리즈를 온 사무실에 뿌려대든가 업소용 방향제를 설치 할 것이다. 하지만 그러지 말고 환경친화적인 방식을 사용해보자. 밖에 나가 꽃집이나 마트에서 신선한 허브를 골라라. 로스마리, 바실, 민트, 라벤더를 추천한다. 심지어 당신은 허브차를 만들어 먹을 수도 있다!

6. 단체 메일을 보내 간식 파티 및 다른 흥미로운 일을 해 보라

사내 휴게실을 잘 활용하면 당신 동료들과 더 친해질 수 있다. 서로에게 고마워하는 원만한 관계를 위해 ‘간식 시간! 모두 집합!’ 같은 단체메일을 보내면 어떨까?

7. 잘 설득하는 방법을 배워라

당신에게는 멋진 생각이 있다. 이를 실현하기 위해서 당신의 동료들을 잘 설득하는 법을 배울 필요가 있다.
설득력은 인간관계의 기술이고 기술은 배우면 된다. 설득력은 카리스마와 밀접한 연관이 있다. 외향적인 사람이든 내향적인 사람이든 대인관계 능력에는 다양한 유형이 있다. 예를 들어, 신뢰를 구축하는데 꼭 필요한 것이 ‘한 사람에게 집중하는 능력’이다. 이 능력 덕분에 내향적인 사람도 상당히 카리스마 있고 설득력 있는 사람이 될 수 있다.

8. 금요일에 다음주 월요일을 준비하라

“금요일에 다음주 월요일을 생각하는 게 가능해?” 그렇다. 어려운 일이다. 하지만 만약 그런 습관을 들인다면 큰 고마움을 느낄 것이다. 언제 기분이 좋은가? 준비되어 있을 때다. 금요일 25분만 시간을 내 다음 주 계획을 세워봐라.
두 가지 방법이 있다. 먼저 월요일의 목표와 해야 할 일들을 정해라 (무엇을 해야 할지 아직 머릿속에 있는 금요일에 말이다) 또 이를 위한 문서, 자료 등을 책상에 두고 퇴근하라. 한동안 해보면 최상의 월요일을 만드는 데 도움이 될 것이다.

9. 좋은 습관을 만들어보자

당신의 일상에 창의성을 더하고 싶은가? ‘일상’이라는 천을 만들기 위해서는 고통스러울 정도의 한땀 한땀 바느질의 정성이 필요하다.
좋은 습관을 형성하기는 무척 어렵다. 이를 위해서는 ‘의지력’이라는 초기 거래비용을 지불해야만 하는데, 선천적으로 게으른 우리에게 이는 쉽지 않은 일이다. 고맙게도 우리는 도마뱀이 아니라 포유류다. 그리고 포유류의 가장 큰 장점은 미래를 생각할 줄 안다는 것이다.
우리는 오늘의 내 행동이 내일의 내 모습을 결정한다는 사실을 인식한다. 그런 인식은 당신이 기술을 배우거나 직장을 옮기거나 정말 하고 싶은 일을 하고자 하는 ‘의지력’이 생기도록 한다.

10. 할 일 목록을 만들지만 말고 실천하라

‘오늘 해야 할 일’ 목록을 만들어놓고 가만히 앉아있는 일은 정말 쉽다. 당신이 진정 스스로 더 생산적인 사람이 되고 싶다면, 가장 어려운 일을 목록의 처음에 두라.
또 각각 다른 업무 목록을 표시한 포스트잇들로 책상을 뒤덮지 않도록 하라. 모든 업무들을 쉽게 이해할 수 있는 하나의 목록으로 만들고 당장 시작해보자. 기쁜 마음으로 해 보길!

이병훈 (객원 필진)

출처: 패스트 컴퍼니 링크

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